Quy trình và kỹ năng cơ bản của chuyên viên tư vấn Bất Động Sản

Quy trình và kỹ năng môi giới bất động sản

Thu thập thông tin về cung, cầu bất động sản

Có thể nói thông tin chính là năng lượng, là “máu” cho cơ thể- dịch vụ môi giới bất động sản. Sở hữu một lượng thông tin dồi dào, cơ bản và đa dạng về BĐS chính là thế mạnh quan trọng nhất của mỗi nhà môi giới mà không một ngành nghề nào trong thị trường BĐS có được. Sau đây là một số dạng thông tin căn bản cần thu thập được để phục vụ cho hoạt động môi giới BĐS:

Thông tin về nguồn cung bất động sản

– Các dạng cung:

+ Bán.

+ Cho thuê, cho thuê lại.

+ Đầu tư liên doanh liên kết.

+ Khai hoang, khai phá: bán đất chưa sử dụng thành sử dụng được

– Thông tin nguồn cung

+ Văn phòng môi giới

+ Từ khách hàng.

+ Từ các phương tiện thông tin đại chúng.

+ Các công ty đầu tư kinh doanh xây dựng, các dự án.

+ Các cơ quan đấu giá đất và bất động sản, nguồn hàng phát mãi.

+ Các cơ quan quản lý: địa chính, tài nguyên môi trường, sở kiến trúc- quy hoạch, xây dựng

+ Từ thực tế : những nhà bỏ trống, khu đất trống, những bất động sản mới phát triển, từ dân cư địa phương.

+ MLS: hệ thống niêm yết đa chiều.

Thông tin về bất động sản

– Kinh tế kỹ thuật

+ Vị trí: môi trường xung quanh, 6 yếu tố quan trọng

+ Loại, kích thước, hình thể, không gian, hướng.

+ Trang thiết bị: cơ sở vật chất kỹ thuật

+ Tình trạng kỹ thuật: xem tổng thể nhue thế nào, chi tiết, chất liệu, thời gian sử dụng, kiến trúc, bảo dưỡng…

+ Hạ tầng kỹ thuật : đường, điện, nước,

+ Giá cả toàn bộ và từng phần của bất động sản.

– Pháp lý

+ Giấy tờ xác nhận quyền năng đối với bất động sản: sổ đỏ, sổ hồng. quyết định giao đất, giấy phép xây dựng, phân chia tài sản,,,

+ Quy hoạch: sử dụng đất, không gian, các công trình liên quan khác.

+ Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp: uỷ ban nhân dân.

+ Quyền năng và sự hạn chế về quyền năng: ví dụ: hạn chế độ cao…

– Xã hội, lịch sử

+ Thời gian sử dụng, người sử dụng, xây dựng và quá trình phát triển của bất động sản.

+ Môi trường xã hội, dân cư: có bị ô nhiễm không…

+ Phong thuỷ và các yếu tố đặc biệt khác: ví dụ trước đây có tai biến gì không….

– Nguồn thông tin và phương pháp thu thập

+ Tìm hiểu từ chủ sở hữu: giấy tờ pháp lý liên quan đến bất động sản, các loại hoá đơn.

+ Cơ quan quản lý nhà nước: phòng quản lý nhà đất, sở quy hoạch, nhà đất.

Ví dụ: Sở quy hoạch: xem quy hoạch hiện tại và xu hướng trong tương lai.

+ Tổ dân phố và hàng xóm.

+ Tự điều tra và thăm dò.

+ Cơ sở dữ liệu cá nhân và kinh nghiệm kiến thức.

+ Bản đồ: ví dụ bản đồ quy hoạch đất đai, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội, bản đồ điện tử.

+ Các đề tài nghiên cứu, hội thảo…. ví dụ: ảnh hưởng của chất thải đối với môi trường đời sống dân cư.

+ Trao đổi kinh nghiệm: giữa các nhà môi giới -> rất quan trọng

Thông tin về cầu bất động sản

Phân loại đối tượng cầu bất động sản

– Người mua

+ Để tiêu dùng: nhà ở, sản xuất nhà xưởng, kinh doanh dịch vụ.

+ Để đầu tư: những người kinh doanh bất động sản, đầu cơ tiền nhàn rỗi/

+ Để bảo toàn vốn.

Phân loại cầu bất động sản để biết mục tiêu của khách hàng -> đáp ứng nhu cầu tốt hơn của khách hàng, áp dụng kỹ năng 3 phút của Zim Nguyễn để đạt được kết quả cao.

– Người thuê

+ Văn phòng, chi nhánh, phòng giao dịch.

+ Để kinh doanh dịch vụ.

+ Để sản xuất kinh doanh thuê mặt bằng.

+ Nhà ở: đối với sinh viên, người ngoại tỉnh, người nước ngoài, nhà công vụ.

– Tín dụng, thế chấp và bảo hiểm: cầu gián tiếp

 Phương pháp thu thập thông tin về cầu bất động sản

– Chủ động

+ Tìm kiếm qua các phương tiện thông tin đại chúng.

+ Gửi thư trực tiếp tới khách hàng: chủ yếu là khách hàng tiền năng (người thuê), khách hàng của các văn phòng môi giới khác, khách sạn, văn phòng, công sở, thương mại điện tử, sân bay, du lịch, cá nhân hoặc nhóm khách hàng mục tiêu.

+ Tiếp cận tận nơi: đón hoặc gọi điện

+ Khách hàng cũ: hồ sơ cũ, giới thiệu khách hàng, đón trước nhu cầu.

– Thụ động

+ Đón tại văn phòng.

+ Phụ thuộc quảng cáo:

Thời gian đầu: chủ động, sau – thụ động.

Xác định đối tượng và các bên tham gia thương vụ môi giới bất động sản

Xác định đối tượng của thương vụ

a. Người cung:

· Lí do nguyện vọng của họ ; nhanh hay chậm

· Nắm được thông tin về bất động sản như thế nào.

· Các điều kiện kèm theo.

· Khung giá có phù hợp, các điều kiện về kinh tế (thuế hoặc phí).

· Năng lực bán của khách hàng: có đủ điều kiện pháp lý.

* Người cho thuê:

· Đầu tư.

· Sinh lợi: để thu nhập hàng tháng không quan tâm giá bất động sản.

· Trông coi: để bảo vệ.

· Lí do: ví dụ: cho thuê để người đi thuê đầu tư trang thiết bị cho bất động sản.

* Người bán:

· Tự nguyện.

· Bị ép buộc.

b. Người cầu

* Người mua

· Quan tâm đến đặc tính của bất động sản.

· Giá cả bất động sản: xác định khả năng tài chính.

· Mục tiêu của người mua.

· Các ràng buộc khác: ví dụ đối với người nước ngoài: vấn đề mua nhà…

* Người thuê

· Cụ thể chính xác ngay ban đầu.

· Rất nhanh gọn.

· Chú ý tính ổn định bất động sản.

· Chủ sở hữu quan tâm đến người thuê: quan tâm thu nhập người thuê, hoàn cảnh người thuê, độ ổn định…

Xác định các bên tham gia thương vụ

Phân loại khách hàng

– Hiểu mục tiêu của việc mua bán phải rõ ràng.

– Tìm hiểu độ tuổi của khách hàng: vì ảnh hưởng đến tâm sinh lý

Ví dụ: già – đắn đo; trung tuổi – táo bạo;

– Nghề nghiệp.

– Thu nhập: sở thích của họ, tiềm năng.

Xác định các bên tham gia

– Thông tin cá nhân, tổ chức đó.

– Mục tiêu tham gia thương vụ.

– Các kỳ vọng: mua để ở, để chờ tăng giá, gần trường…

– Mức độ sẵn sàng.

– Điều kiện pháp lý.

Lập hồ sơ thương vụ môi giới

Từ lúc tiếp nhận yêu cầu bán, cho thuê hay mua, thuê của khách hàng, chúng ta phải chuẩn bị hồ sơ giấy tờ đầy đủ để hoàn thành gọn thương vụ.

Việc thu thập và xác định các loại giấy tờ cần bắt đầu thực hiện ngay sau khi ký hợp đồng môi giới. Không nên nhận những giấy tờ bản gốc vì giấy tờ thường hay bị mất do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Vì vậy, chỉ nên photocopy chúng còn bản gốc để chủ sở hữu hay người được ủy quyền trình tại nơi cần thiết, ở lúc thích hợp.

Khách hàng trong quá trình tiến hành thương vụ nhiều lúc phải tự đi giải quyết các thủ tục giấy tờ và chúng ta cần nắm bắt những tiến trình này của khách hàng. Cần bí mật kiểm tra và theo dõi, giúp đỡ, và ở những giai đoạn cần thiết (hoặc nếu có sự can thiệp của chúng ta thì công việc sẽ hiệu quả hơn) làm thay cho khách hàng. Chỉ bằng cách này chúng ta mới có thể chắc chắn rằng không có vấn đề gì sơ suất hay thực hiện không chu đáo.

Từ lúc bắt đầu công việc chung với khách hàng, nhà môi giới cần có những thông tin cá nhân sau đây:

– Họ và tên

– Họ và tên bố, mẹ

– Địa chỉ thường trú

– Loại và số CMT hay hộ chiếu

– Sổ hộ khẩu, giấy đăng ký tạm trú

– Địa chỉ liên lạc

– Số điện thoại bàn và di động

Đối với BĐS nhất thiết phải tìm hiểu những thông tin tối thiểu sau:

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng có hiệu lực (sổ đỏ, hồng…)

– Hợp đồng công chứng về việc mua, bán, trao tặng…

– Hóa đơn đóng thuế đất hàng năm.

Khi chúng ta thu thập đầy đủ những loại giấy tờ trên thì chúng ta đã sẵn sàng cho mọi công việc tiếp theo. Trong suốt quá trình diễn ra thương vụ, cần thu thập thêm tất cả những giấy tờ liên quan như giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, bản chia tài sản, thừa kế của tòa án, bản cam kết, hồ sơ xây dựng, giấy phép các loại…

Quá trình đàm phán để đi đến sự thống nhất giữa hai bên khách hàng đôi khi diễn ra trong thời gian dài và nhàm chán. Một khi các bên thống nhất đưa các điều khoản của hợp đồng, nhà môi giới phải hành động nhanh nhất có thể sao cho những điều thỏa thuận không bị mất đi (bị quên hay cân nhắc lại). Không phải lúc nào cũng có thể tiến hành viết hợp đồng khởi điểm ngay tại chỗ. Trong những trường hợp này cách giải quyết hợp lý nhất là lập Biên bản thỏa thuận.

Khi lập Biên bản thỏa thuận chúng ta cần lưu ý những điểm chính liên quan đến thương vụ sau này như sau:

– Miêu tả đối tượng của hợp đồng

– Xác định các bên liên quan

– Xác định địa điểm viết biên bản

– Giá cả BĐS

– Lượng tiền đặt cọc

– Thời hạn thực hiện hợp đồng khởi điểm

– Thời hạn ký hợp đồng công chứng

– Thời hạn giao BĐS

– Hình thức và thời hạn giao tiền

– Xác định bên chi trả các khoản phí (công chứng, tòa án, thuế)

Những điều thỏa thuận và chữ ký các bên này là cơ sở để thực hiện các hợp đồng tiếp theo, đồng thời để bảo đảm không có sự nghi ngờ, nhầm lẫn cho các bên. Tuy nhiên, Biên bản thỏa thuận không thể buộc các bên phải thi hành trách nhiệm đã thỏa thuận. Đây vẫn mới chỉ là dạng hợp đồng giữ danh dự, sự đàng hoàng hay chữ “Tín” của các bên.

Thời hạn và những bước thực hiện thương vụ môi giới BĐS

Một vấn đề rất quan trọng trong mọi thương vụ trên thị trường BĐS là phải thỏa thuận về thời hạn thực hiện các bước của thương vụ. Việc xác định các giai đoạn thực hiện thỏa thuận đòi hỏi nhà môi giới phải có không chỉ kiến thức mà cả khả năng hình dung, tiên liệu sự việc. Thông thường việc thực hiện thương vụ có thể chia ra làm 3 giai đoạn:

a) Ký kết hợp đồng khởi điểm: bao gồm cả việc đặt cọc trước (khoảng 10%), đồng thời thỏa thuận những điều khoản để chứng tỏ ý chí của các bên sẽ ký kết hợp đồng công chứng cuối cùng. Kết thúc quá trình xem xét, kiểm tra và đàm phán. Đồng thời trong hợp đồng khởi điểm chỉ sẽ rõ những trách nhiệm của người mua, chỉ rõ sự cần thiết phải gom góp, chuẩn bị tiền hay phải tiến hành thế chấp. Đối với người bán hợp đồng chỉ rõ việc cần thực hiện các bước liên quan đến tình trạng pháp lý và kỹ thuật của BĐS để bán.

b) Ký kết hợp đồng công chứng: đây là thời điểm chuyển quyền sở hữu, sử dụng sang người mua và việc chi trả phần lớn lượng tiền theo giá cả ghi trong hợp đồng (+/-80%).

c) Giao nhận BĐS: những đồ vật cuối cùng của chủ sở hữu được chở đi khỏi BĐS, giao trả BĐS cùng với những trang thiết bị, ghi chép số công tơ điện, nước, người mua chi trả các khoản còn lại trong đó có lượng tiền nhà còn lại theo giá cả thỏa thuận.

Các bước hoạt động điển hình của nhà môi giới:

 Tìm kiếm thông tin:

– Tìm kiếm BĐS cần bán, cho thuê

– Xem xét BĐS đem bán một cách cẩn thận, tỷ mỷ và đầy đủ

– Điều tra, phân tích môi trường, hạ tầng xung quanh BĐS và tình trạng kỹ thuật của BĐS

– Kiểm tra tình trạng pháp lý của BĐS

– Chia sẻ, cung cấp cho chủ sở hữu những thông tin về giấy tờ cần thiết cho việc bán

– Tìm kiếm khách hàng quan tâm mua BĐS.

 Xử lý thông tin:

– Xác định giá cả BĐS bán

– Tập trung ghi chép, miêu tả về BĐS bán, chú ý đến những tính chất đặc biệt khác với những BĐS khác

– Soạn thảo những quảng cáo báo chí và tài liệu cung cấp thông tin về BĐS

– Thiết lập cơ sở dữ liệu riêng về những BĐS muốn bán

– Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về khách hàng mua

– Tìm hiểu, phân tích cụ thể, chính xác về nhu cầu của những khách hàng mua và các điều kiện liên quan đến thương vụ

– Tận dụng những thông tin phản hồi từ những người không mua các BĐS đã giới thiệu

– Chia sẻ, cung cấp cho các bên tham gia những thông tin cần thiết về khía cạnh pháp lý, thuế và phí liên quan đến thương vụ.

Giao dịch với khách hàng cho việc ký kết hợp đồng:

– Thỏa thuận với chủ sở hữu những điều khoản dịch vụ môi giới- ký kết hợp đồng dịch vụ môi giới

– Lên kế hoạch hành động phục vụ cho việc bán

– Giới thiệu cho khách hàng mua BĐS phù hợp với nhu cầu- Ký kết hợp đồng dịch vụ môi giới

– Giúp đỡ, tạo điều kiện trong quá trình đàm phán giữa các bên tham gia

– Dẫn dắt đến việc ký kết hợp đồng khởi điểm và soạn thảo hợp đồng này

– Hỗ trợ trong việc hoàn chỉnh hồ sơ và chuẩn bị công chứng

– Tham gia thực hiện các thỏa thuận theo hợp đồng khởi điểm

– Thực hiện các công việc liên quan đến thương vụ

– Tham gia vào quá trình thanh toán, tổ chức các lần chi trả

– Hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề tại cơ quan Nhà nước, chính quyền liên quan đến thương vụ

Kết thúc thương vụ:

– Tham gia vào quá trình giao nhận BĐS

– Kết thúc thương vụ, nhận hoa hồng theo thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ môi giới

– Giải quyết các vấn đề sau thương vụ